Docuvate vs. DocuWare
DocuWare ist eine kommerzielle DMS- und Workflow-Plattform für Unternehmen, vor allem als Cloud-Dienst. Docuvate ist source-available (fair-code) und läuft nur auf Ihrer eigenen Infrastruktur.
As of: 09.10.2026
Summary
Audience: DocuWare passt zu Unternehmen, die einen Anbieter mit Vertrag, Support, Workflows und Integrationen wie SAP suchen. Docuvate passt zu Teams, die Kontrolle über Daten und Kosten wollen und selbst betreiben können.
Comparison by criteria
✅ vorhanden · 🟡 teilweise / mit Einschränkung · ❌ nicht vorhanden (laut Doku) · ❔ nicht verifiziert
| # | Criterion | Docuvate | DocuWare |
|---|---|---|---|
| K1 | Zielgruppe | Teams, Selbständige und Entwickler, die Dokumente selbst hosten und per API anbinden wollen [W1] | Unternehmen (KMU bis Konzern) mit Dokumenten-Workflows, z. B. Rechnungseingang, Personalakten [X1] |
| K2 | Lizenz | Sustainable Use License 1.0 (Community, source-available/fair-code): kostenlos für privates und internes Self-Hosting (privat/intern). Enterprise/Cloud: separates kommerzielles Produkt auf Basis der CE (docuvate.de), nicht in diesem Repo [W1] [R1] | Proprietär [X1] |
| K3 | Betrieb | Nur self-hosted: Docker Compose; Kubernetes (Kustomize/Helm) laut Repo [W2] [R1] | DocuWare Cloud oder On-Premises (laut Hersteller) [X1] |
| K4 | Kosten | Kostenlos (Community). Keine Preise für kommerzielle Editionen veröffentlicht [W1] [R1] | Auf Anfrage; Hersteller nennt typisch 30 bis 125+ US-$ pro Nutzer/Monat. Cloud-Pakete 4/15/40/100 Nutzer. IDP volumenbasiertes Add-on [X1] [X2] [X3] |
| K5 | Reife & Pflege | Version 0.1.0; öffentliches Repo seit 08.10.2026; SDKs im Status Preview [R1] [W3] | Etabliertes Produkt; neue Oberfläche ab Mitte Oktober 2026 mit Version 7.15 (Cloud zuerst) [X5] |
| K6 | OCR | ✅ PaddleOCR (PP-OCRv4, lateinische Schrift inkl. Deutsch) lokal; Text-Layer-PDFs ohne OCR; Tesseract/Docling optional [R2] | ✅ OCR enthalten; IDP-Add-on mit Handschrifterkennung (HTR). Verarbeitung in der Cloud oder on-prem [X3] [X5] |
| K7 | Dateiformate | 🟡 PDF und Bilder (JPEG, PNG, TIFF). Office-Dokumente: nicht verifiziert [W1] [R3] | ❔ nicht verifiziert (Formatliste nicht geprüft) |
| K8 | Auto-Zuordnung ohne LLM | ✅ Matching-Regeln (any/all/exact/regex) und Label-Vorschläge per Embeddings; Vorschläge werden bestätigt, nicht erzwungen [W1] [R2] | ✅ Intelligent Indexing in allen Cloud-Paketen; IDP-Klassifizierung als Add-on [X1] [X3] |
| K9 | LLM-Funktionen & lokale Modelle | 🟡 LLM für Chat (Ollama, Standard qwen2.5:1.5b, CPU, auch ARM64). Tagging nutzt Embeddings, kein LLM. Cloud-LLM-Anbieter nicht vorgesehen [W1] [R2] | ✅ DocuWare Aura: Zusammenfassungen, Schlüsselinformationen, Dokumentvergleich per natürlicher Sprache. Lokale Modelle: nicht vorgesehen/nicht verifiziert [X5] |
| K10 | Strukturierte Felder | ✅ Vorschläge für Betrag, Datum, Absender plus eigener Feldkatalog; Bestätigung per Klick; Korrekturen werden gespeichert [W1] [R4] | ✅ IDP extrahiert Daten inkl. Einzelpositionen und Tabellen (Add-on) [X3] |
| K11 | Chat mit Dokumenten | ✅ Chat pro Dokument und über die ganze Bibliothek, lokal, jede Aussage mit verlinkter Quellpassage [W1] [R2] [R9] | 🟡 Fragen in natürlicher Sprache über Aura beschrieben; Umfang (Archiv-RAG): nicht verifiziert [X5] |
| K12 | Suche | ✅ Volltext; laut Repo hybrid mit Tippfehler-Toleranz (pg_trgm) und optionaler semantischer Komponente; Feldfilter wie betrag:12,50 [W1] [R5] | ✅ Volltextsuche in allen Cloud-Plänen [X2] |
| K13 | Ordnungsmodell | ✅ Farbige Labels, hierarchische Ordner (Mehrfachzuordnung), Korrespondenten, erkannte Felder, Duplikat-Stapel [W4] [R1] | ✅ Aktenschränke mit Indexfeldern, Versionen, Zugriffsrechte [X2] [X6] |
| K14 | Workflows & Automatisierung | 🟡 Feste Verarbeitungs-Pipeline und Matching-Regeln; kein frei konfigurierbarer Workflow-Editor. Webhooks: nicht verifiziert [R4] | ✅ Workflow Manager und Formulare in allen Cloud-Paketen [X1] [X2] |
| K15 | Import-Quellen | ✅ Upload, Amazon S3, Paperless-ngx, Gmail, Outlook (OAuth), Home Assistant (Ausgabe); SFTP-Scanner-Eingang laut Repo. Überwachter Ordner fehlt noch [W1] [R6] [R7] | 🟡 Integrationen u. a. SAP (Add-on); weitere Konnektoren: nicht verifiziert [X2] |
| K16 | API & SDKs | ✅ REST-API /v1 mit OpenAPI, Service-Schlüssel mit Berechtigungen (ABAC). SDKs Node/TypeScript und Flutter: Preview, noch nicht auf npm/pub.dev [W3] [R1] | ✅ REST-API (OAuth2) und .NET-SDK [X6] |
| K17 | Mehrbenutzer, Rechte, SSO/2FA | 🟡 Rollen Administrator/Mitglied, Einladungen, Sperren. SSO und 2FA: nicht verifiziert (README nennt E-Mail + Passwort) [R1] [R8] | ✅ Mehrbenutzer mit Zugriffsrechten; Identity Service mit OAuth2/OIDC. Details SSO/2FA: nicht verifiziert [X2] [X6] |
| K18 | Mobile | 🟡 Responsive Weboberfläche. Keine App; Flutter-SDK für eigene Apps (Preview) [W3] | ✅ Offizielle Mobile-App [X5] |
| K19 | Datenfluss im Standard | ✅ Nein: OCR, Embeddings und Chat laufen lokal; "kein Versand Ihrer Dateien an Drittanbieter" [W1] [R2] | 🟡 Cloud: Dokumente liegen beim Anbieter. On-Premises möglich; ob IDP/Aura on-prem voll verfügbar sind: nicht verifiziert [X1] [X3] [X5] |
Where DocuWare is stronger
- Vollständige Unternehmensplattform: Workflow Manager, Formulare, Integrationen (z. B. SAP), Mobile-App.
- Intelligent Document Processing mit Handschrifterkennung, Einzelpositionen und Tabellen.
- Herstellersupport, Partnernetz, Verträge; ISO/SOC-Zertifizierungen: nicht verifiziert (keine belastbare DocuWare-Quelle im Review).
- Betrieb ohne eigenes IT-Team möglich (Cloud).
Where Docuvate is stronger
- Source-available (SUL 1.0) ohne Lizenzgebühr pro Nutzer für Self-Hosting auf eigener Infrastruktur.
- Daten und KI bleiben auf Ihrer Hardware; keine Cloud nötig.
- Offene API mit OpenAPI-Spezifikation und SDKs; Sie können den Code prüfen und anpassen.
- Schnell testbar: docker compose up statt Vertriebsgespräch.
When to choose which
- Choose DocuWare if: Sie brauchen bewährte Workflows, Compliance-Nachweise des Anbieters, Support mit SLA oder SAP-Integration, und Cloud-Betrieb ist für Sie in Ordnung.
- Choose Docuvate if: Sie wollen Daten im eigenen Haus, keine Nutzerlizenzen, und die Kernfunktionen Ablage, Erkennung, Suche und Chat reichen.
Migration and parallel operation
Kein direkter Import bekannt.
References
- [R1] Docuvate README
- [R2] Docuvate KI-Modelle
- [R3] Docuvate Scan-Dateitypen
- [R4] Docuvate Dokumenten-Pipeline
- [R5] Docuvate hybride Suche
- [R6] Docuvate Konnektoren
- [R7] Docuvate SFTP-Eingang
- [R8] Docuvate Benutzerverwaltung
- [R9] Docuvate Bibliotheks-Chat (ADR)
- [W1] Docuvate Startseite
- [W2] Docuvate Dokumentation
- [W3] Docuvate SDKs
- [W4] Docuvate Konzepte
- [X1] DocuWare Cloud
- [X2] DocuWare Preise
- [X3] DocuWare IDP
- [X5] DocuWare Aura und Version 7.15
- [X6] DocuWare Entwickler-Doku
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